Integritetspolicy

Den här policyn beskriver hur Loqaly behandlar personuppgifter när kunder beställer mat för upphämtning från restauranger, när restauranger registrerar och använder ett konto och när vi ger support, skickar information eller arbetar med restaurangvärvning.

Loqaly är en förmedlingsplattform. Restaurangen ansvarar för maten och för delar av behandlingen som behövs för att ta emot och tillaga en beställning. Den restaurang du beställer från kan därför också ha ett eget personuppgiftsansvar och en egen information om personuppgifter.

Policyn är ett lättredigerat utkast. De juridiska rollerna mellan Loqaly, restauranger, Stripe, Swish, e-postleverantörer, hostingleverantörer och AI-leverantörer ska kontrolleras av jurist innan texten används som slutlig information.

Personuppgiftsansvarig för Loqalys egna behandlingar är:

• Företag: Allcon Service AB
• Organisationsnummer: 556954-3126
• Postadress: Tåstarps backaväg 2, 266 92 Munka-Ljungby
• E-post: info@loqaly.se

Kontakta oss på info@loqaly.se om du vill ställa en fråga om hur vi behandlar dina personuppgifter, utöva en rättighet eller invända mot direktmarknadsföring.

3.1 Kunder

När du skapar eller använder ett konto och beställer mat kan Loqaly behandla:

• namn, e-postadress och telefonnummer;
• vilken restaurang du beställer från;
• beställda rätter, antal, priser, tillval, borttagna ingredienser och andra anpassningar;
• meddelanden eller anteckningar till restaurangen;
• ordernummer, orderstatus och tid för upphämtning;
• betalningsmetod, betalningsstatus, betalningsreferenser, återbetalningsuppgifter och orderhistorik;
• tekniska tidsstämplar för beställning, betalning, misslyckad betalning, avbokning och upphämtning;
• recensioner, betyg och kommentarer;
• klagomål, svar från restaurangen och eventuell kompensation;
• favoritmarkerade menyartiklar;
• rabattkuponger som har skapats efter en recension, samt om de har använts och när de löper ut;
• uppgifter som behövs för support och kontakt om en order.

Orderanteckningar är fritext. Skriv inte in känsliga personuppgifter eller medicinsk information om det inte är nödvändigt. Allergiinformation som du själv skriver i en orderanteckning kan ändå komma att behandlas av restaurangen för att försöka hantera din beställning.

Loqaly lagrar inte ditt fullständiga kortnummer eller CVC i appen. Kortbetalning sker i Stripe Checkout. Loqaly kan däremot lagra orderbelopp, betalningsmetod, status, session- och betalningsreferenser samt uppgifter om återbetalning. Vid direktbetalning med Swish kan Loqaly lagra Swish-relaterade betalningsreferenser och status. Pengarna går då direkt till restaurangen.

3.2 Restaurangägare och andra restauranganvändare

För en restaurangägare kan vi behandla:

• namn, e-postadress och telefonnummer kopplade till kontot;
• restaurangens namn, adress, telefonnummer, beskrivning, öppettider, meny, priser, bilder och betalningsinställningar;
• uppgifter om bank, kontoinnehavare, clearingnummer och kontonummer för utbetalningar;
• Stripe Connect-konto och status för Stripe Connect-anslutningen;
• order-, provisions-, intäkts-, saldo- och utbetalningshistorik;
• supportkonversationer, supportfrågor och uppgifter som behövs för att eskalera ett ärende till Loqaly-teamet;
• uppgifter om inbjudningar, onboarding och användning av restaurangens dashboard.

Bank- och utbetalningsuppgifter är privata. Restaurangägaren ska inte lägga in fler personuppgifter än vad som behövs för betalning, drift och support.

3.3 Restaurangleads och värvning

När Loqaly bedriver automatiserad restaurangresearch kan vi behandla uppgifter om restauranger och deras kontaktpersoner, till exempel restaurangnamn, stad, område, restaurangtyp, företagsadress, webbplats, telefonnummer, kontaktmejl, kontaktperson, status i värvningsprocessen, svar, uppföljningar och meddelanden.

Leaduppgifter hämtas från offentliga företagsuppgifter, normalt från restaurangens egen webbplats, genom ett AI-stött sök- och researchflöde. Uppgifter som hittas används för att skapa ett lead, en mejldraft och ibland en klassificering av svaret. Vi ska inte gissa kontaktuppgifter. Värvningskampanjer ska granskas av behörig administratör innan de skickas.

Vi sparar också uppgifter om avregistrering, invändning och suppression så att en person eller ett företag inte kontaktas på nytt. En avregistrering är i sig en personuppgift och kan behöva sparas i minimal form för att kunna respektera invändningen.

Vi registrerar vilken grund som används för varje marknadsföringsmottagare samt när och hur grunden uppstod. Ett marknadsföringsutskick ska stoppas om det inte finns en dokumenterad grund eller om mottagaren har invänt.

Loqaly använder AI-tjänster för begränsade funktioner:

• tolka foton av fysiska menyer och föreslå rätter, beskrivningar, ingredienser, kategorier och priser;
• översätta restaurangens menyinnehåll till engelska;
• söka efter offentliga restauranguppgifter och skapa underlag till restaurangvärvning;
• skapa utkast till värvningsmejl och klassificera inkomna svar;
• ge restaurangägare ett första supportförslag, använda restaurangens supporthistorik i kontext och eskalera frågor till en människa när det behövs.

AI-resultat kan bli fel. Restaurangen eller Loqaly ska därför granska resultat som publiceras, skickas eller används i ett ärende. AI ska inte ensamt avgöra dina rättigheter, din betalning, din tillgång till pengar eller om du får använda tjänsten. Uppgifter som skickas till en AI-leverantör behandlas enligt den leverantörens tekniska och juridiska villkor. Leverantörerna och eventuella överföringar utanför EU/EES ska dokumenteras och granskas innan tjänsten används i produktion.

Vi lämnar bara ut uppgifter när det behövs för angivna ändamål, enligt lag eller med stöd av avtal. Mottagare kan vara:

• restaurangen du beställer från, för att ta emot, tillaga och lämna ut maten;
• Stripe för kortbetalning, Stripe Connect och betalningsrelaterad administration;
• Swish och den restaurang som tar emot en direkt Swish-betalning;
• leverantörer av e-post och meddelandedistribution för order-, support- och marknadsföringsmejl;
• hosting-, lagrings- och driftleverantörer som driver appen och synkroniseringen;
• AI- och söktjänster för de funktioner som beskrivs i avsnitt 5;
• Loqalys behöriga administratörer och supportpersonal när det behövs för drift, säkerhet, ekonomi eller ett supportärende;
• myndigheter eller andra mottagare när vi måste lämna ut uppgifter enligt lag eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

I restaurangens orderhantering visas kundens namn och telefonnummer bara för den restaurang som äger ordern, så att personalen kan hantera upphämtningen och ringa vid behov. Telefonnumret visas inte för andra restauranger eller andra kunder. Loqalys behöriga administratörer kan få tillgång till uppgiften när det behövs för drift eller säkerhet.

Kortuppgifter ska hanteras av Stripe och inte av Loqaly. Kontrollera alltid respektive leverantörs aktuella information om personuppgiftsansvar, personuppgiftsbiträde, underleverantörer och internationella överföringar.

Lagringstiderna ska vara konfigurerbara per datakategori och styras av dokumenterade gallringsinställningar. Den ansvariga ska hålla de faktiska dagantalen uppdaterade när systemet konfigureras och när jurist eller redovisningsansvarig ändrar bedömningen.

Våra utgångspunkter är:

• Slutförda ordrar och ekonomi: personuppgifter på slutförda ordrar anonymiseras efter 12 månader. Ekonomiska uppgifter, till exempel belopp, datum och bokföringsunderlag, sparas i 7 år enligt bokföringslagen. Därefter rensas även sådana uppgifter när det inte finns annan laglig grund att behålla dem.
• Obetalda, övergivna och avbrutna ordrar: ska efter en kortare, konfigurerad period rensas eller anonymiseras när de inte längre behövs för betalningskontroll, bedrägeriskydd, tvist eller redovisning.
• Konto och restauranguppgifter: sparas så länge kontot eller restaurangrelationen behövs. Vid avslut raderas eller anonymiseras uppgifter som inte måste behållas.
• Support, klagomål och meddelanden: sparas under en konfigurerad period för att avsluta ärendet, hantera uppföljning och försvara rättsliga anspråk; därefter rensas eller anonymiseras de när det är möjligt.
• Leads och värvningsmeddelanden: sparas bara så länge värvningsändamålet, uppföljningen eller ett rättsligt behov motiverar det. Ett lead som begär radering ska tas bort eller anonymiseras, med undantag för en minimal spärr/suppression som behövs för att permanent respektera invändningen.
• Marknadsföringshistorik och suppression: minsta möjliga uppgift kan behållas för att kunna bevisa och respektera en avregistrering eller invändning.

Säkerhetskopior, leverantörers lagring och lagstadgade bevarandekrav kan påverka när en fullständig radering är genomförd. Om vi måste behålla vissa uppgifter för bokföring, bedrägeriskydd eller rättsliga anspråk begränsar vi användningen och förklarar det i beslutet om din begäran.

Loqaly kan skicka erbjudanden, win-back-mejl, påminnelser om recensioner och påminnelser om övergivna betalningar samt restaurangvärvning. Orderbekräftelser, betalningsmeddelanden, statusmeddelanden och andra meddelanden som behövs för en pågående order är inte samma sak som direktmarknadsföring.

Vi skickar marknadsföring bara när det finns en dokumenterad rättslig grund. Du har alltid rätt att invända mot direktmarknadsföring. Varje marknadsföringsutskick ska ha en avregistreringslänk. En avregistrering eller invändning ska kontrolleras innan nästa utskick och ska inte kunna kringgås genom att samma adress importeras på nytt.

Kontakta info@loqaly.se om du vill invända mot viss marknadsföring, all marknadsföring eller den behandling som sker för berättigat intresse. En invändning mot marknadsföring påverkar normalt inte nödvändiga order- eller betalningsmeddelanden.

Du kan, beroende på situationen och de undantag som gäller enligt lag:

• begära tillgång till dina personuppgifter och en kopia av dem;
• begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter;
• begära radering;
• begära begränsning av behandlingen;
• invända mot behandling som bygger på berättigat intresse och alltid mot direktmarknadsföring;
• begära dataportabilitet för uppgifter som du själv har lämnat och som behandlas automatiserat med stöd av avtal eller samtycke.

Du kan använda självservicevägen /mina-uppgifter för att se vilka uppgifter som finns registrerade, begära ett användbart exportformat och skicka en begäran om radering. Du kan också mejla info@loqaly.se. Beskriv vilken rättighet du vill använda och vilken e-postadress eller vilket konto begäran gäller.

Vi kan behöva kontrollera din identitet innan vi lämnar ut eller ändrar uppgifter. Om en order eller ekonomisk post måste behållas enligt lag kan vi i stället anonymisera kontaktuppgifter, namn, anteckningar och kopplingar som inte längre behövs. Du får då en förklaring av vad som togs bort, vad som anonymiserades och vad som behölls samt varför.

Vi försöker svara utan onödigt dröjsmål och senast inom den tid som följer av GDPR. Om begäran är omfattande eller oklar kan vi be om ett förtydligande.

Om du tycker att vi behandlar dina personuppgifter fel kan du kontakta oss först. Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY):

• Webbplats: https://www.imy.se/

Vi kan uppdatera denna policy när tjänsten, leverantörerna eller lagkraven ändras. Den aktuella versionen publiceras i Loqaly med versionsnummer och datum. Om en ändring kräver ny information eller nytt samtycke ska vi hantera det på lämpligt sätt.